Hampir semua orang memulai hari dengan secarik kertas atau aplikasi digital berisi daftar tugas, yakni The To-Do List. Ini adalah metode paling populer untuk mengelola pekerjaan, menawarkan kepuasan visual saat kita mencoret tugas yang sudah selesai.
Namun, mengapa meskipun kita sudah membuat daftar tugas rapi, kita sering kali berakhir dengan menunda pekerjaan yang paling penting? Jawabannya terletak pada ilusi waktu. Untuk melawan ilusi ini, muncul metode yang lebih tegas, yakni Time Blocking. Metode ini tidak hanya mendaftar tugas, tetapi mengalokasikan waktu spesifik di kalender untuk setiap aktivitas, seolah-olah tugas tersebut adalah janji temu yang tak bisa dibatalkan. Mana di antara kedua metode ini yang secara ilmiah dan psikologis lebih efektif mengakhiri penundaan?
Kelebihan dan Kelemahan Metode To-Do List
To-do list adalah daftar pekerjaan, tugas, atau aktivitas yang perlu diselesaikan dalam jangka waktu tertentu, berfungsi sebagai alat bantu manajemen waktu untuk mengatur, memprioritaskan, dan melacak kegiatan agar lebih fokus, terorganisir, dan produktif, baik untuk keperluan pribadi, profesional, maupun akademik. Metode To-Do List adalah titik awal bagi siapapun yang ingin aktivitasnya terorganisir.
Kelebihan (Fleksibilitas dan Kepuasan Instan)
Kita sangat mudah membuat To-Do List dan ia menawarkan fleksibilitas penuh. Ketika ada tugas baru masuk, kita tinggal menambahkannya. Kepuasan psikologis yang disebut Efek Zeigarnik (kecenderungan memori untuk mengingat tugas yang belum selesai) membantu kita tetap fokus. Ketika kita mencoret tugas, otak melepaskan sedikit dopamine (hormon kesenangan), memberikan motivasi instan.
Kekurangan (Ilusi Kapasitas dan Prioritas yang Kabur)
Tantangan terbesar To-Do List adalah Ilusi Kapasitas. Daftar yang panjang membuat kita merasa memiliki banyak hal yang harus kita lakukan, tetapi gagal mempertimbangkan dua sumber daya paling penting, yaitu waktu dan energi. Daftar tugas tidak memberi tahu kita kapan harus melakukan tugas itu atau berapa lama waktu yang kita butuhkan.
Ketika melihat daftar panjang tanpa prioritas waktu yang jelas, otak sering mengalami decision fatigue (kelelahan mengambil keputusan), yang berujung pada penundaan. Kita cenderung memilih tugas mudah, mengabaikan tugas sulit (yang biasanya paling penting).
Kelebihan dan Kelemahan Metode Time Blocking
Time blocking adalah metode manajemen waktu di mana kamu membagi hari atau minggu menjadi blok-blok waktu spesifik, dan setiap blok kamu dedikasikan untuk satu tugas atau kelompok tugas tertentu, sehingga kamu bisa fokus penuh tanpa gangguan dan meningkatkan produktivitas.
Time Blocking, yang tokoh-tokoh produktivitas seperti Elon Musk dan Bill Gates populerkan adalah manajemen waktu berbasis kalender yang memaksa kita menghadapi realitas waktu.
The Scarcity Principle
Time Blocking memaksa kita untuk mengalokasikan blok waktu spesifik (misalnya, 10.00-11.30 untuk “Menulis Draf Artikel”). Dengan demikian, kita menerapkan Prinsip Kelangkaan, sehingga kita mengakui bahwa waktu itu terbatas. Jika sebuah tugas membutuhkan 90 menit, kita harus menemukan 90 menit kosong di kalender kita. Ini mengakhiri ilusi bahwa kita punya waktu tak terbatas untuk menyelesaikan semua yang ada di daftar.
Mengalahkan Productivity Guilt dengan Fokus
Ketika kamu sedang dalam blok waktu yang kamu alokasikan (misalnya, untuk Deep Work), kamu tahu tugas apa saja yang harus kamu lakukan. Ini menghilangkan decision fatigue dan secara efektif melawan Productivity Guilt (rasa bersalah karena tidak melakukan tugas lain). Dalam blok tersebut, kamu seharusnya hanya melakukan tugas itu. Ini adalah fokus tunggal yang jauh lebih efektif.
Hukum Parkinson
Time Blocking adalah pertahanan terbaik terhadap Hukum Parkinson, yang menyatakan bahwa pekerjaan akan meluas hingga mengisi waktu yang tersedia untuk penyelesaiannya. Dengan membatasi tugas “Menulis Artikel” hanya 60 menit, kita memaksa diri untuk lebih efisien dan segera menyelesaikannya dalam batas waktu tersebut.
Kelemahan
Kelemahan utama Time Blocking adalah kekakuannya. Ketika ada gangguan tak terduga, seperti panggilan mendesak, atau meeting mendadak, seluruh jadwal blocking hari itu bisa berantakan. Ini memerlukan kedisiplinan tinggi dan kemampuan untuk segera mengatur ulang blok waktu yang tersisa, yang bisa kita sebut sebagai re-blocking.
Kapan Menggunakan Mana?
Gunakan metode To-Do List untuk Brain Dump di pagi hari, tugas-tugas administratif ringan (membalas email, membayar tagihan), atau tugas dengan prioritas rendah.
Lalu, gunakan metode Time Blocking untuk Tugas Deep Work yang penting (menulis riset), Meeting internal/eksternal, waktu istirahat (yang harus kamu blokir!), dan tugas dengan tenggat waktu ketat.
Strategi Kombinasi
Gunakan To-Do List sebagai inbox (kotak masuk) untuk semua ide, tugas, dan kewajiban. Di awal hari (atau malam sebelumnya), pindahkan 3-5 tugas terpenting dari To-Do List ke dalam kalender kamu sebagai Blok Waktu yang spesifik dan tak tergoyahkan.Tugas yang tersisa di daftar hanya boleh kamu kerjakan jika Blok Waktu sudah selesai.
Kesimpulan
Jika tujuannya adalah secara efektif mengakhiri penundaan, Time Blocking terbukti lebih unggul.To-Do List memberi tahu kita apa yang harus kita lakukan, tetapi Time Blocking memaksa kita untuk membuat komitmen terhadap waktu. Ia mengubah tugas abstrak menjadi janji temu yang konkret, melawan kecenderungan otak untuk menunda. Produktivitas adakah tentang menghormati komitmen waktu yang telah kita buat pada diri sendiri untuk menyelesaikan pekerjaan yang benar-benar penting.
Devi
indah